Comment gérer son temps quand on est TDH et maman ?

Résumé

La rencontre a exploré les stratégies d’organisation entrepreneuriale avec une focalisation sur la flexibilité et l’équilibre personnel.

Gestion du temps professionnel
Les échanges ont validé l’efficacité du regroupement de tâches similaires pour la production de contenu. La priorisation stricte des blocs de temps permet de contrer efficacement la procrastination.

Frontière vie privée-professionnelle
L’établissement de rituels de transition, comme le changement de tenue ou l’usage de musique, aide à signaler mentalement la fin de la journée. Le télétravail et le filtrage des communications préservent la sérénité nécessaire au foyer.

Adaptabilité des méthodes
L’organisation doit rester flexible et s’ajuster aux besoins changeants de la vie plutôt que de suivre des modèles rigides. Une décision majeure est d’adopter le blocage de créneaux fixes dans l’agenda pour garantir la réalisation des projets prioritaires.

Détails

• Introduction et contexte de la rencontre: Pascal Dumont et Natalia (Optimize & cie) initient un podcast consacré à la gestion du temps et à l’organisation, soulignant l’importance de partager des pratiques concrètes malgré le contexte ambiant à Bordeaux (00:01:56). Pascal Dumont souligne leur volonté d’explorer la conciliation entre vie professionnelle et personnelle, notamment en tant que parents entrepreneurs gérant plusieurs activités (00:07:01).
• Présentation des parcours professionnels: Natalia, basée à Bordeaux, présente ses activités : un podcast de cinq ans intitulé « Astuce de com », une agence de conseil en stratégie de communication et un centre de formation récemment créé (00:08:53). Pascal Dumont relève les nombreux points communs entre leurs parcours respectifs, notamment la gestion d’agences et d’organismes de formation (00:07:57).
• Structure de l’entreprise et certification Qualiopi: Natalia explique avoir scindé ses activités en deux entités distinctes, créant un centre de formation séparé de l’agence de communication. Iels partagent une frustration commune concernant la lourdeur administrative et le stress liés à la certification qualiopi, bien que celle-ci aide à qualifier les organismes de formation (00:09:39).
• Répartition du chiffre d’affaires: Natalia précise que son agence de conseil, établie depuis dix ans, représente 70 % de son chiffre d’affaires, tandis que la formation en représente 30 %. L’objectif actuel est de développer davantage la partie formation en intégrant d’autres formateurs au catalogue, en complément des prestations d’audit de communication (00:12:00).
• Organisation et charge de travail: Natalia aborde la difficulté de gérer plusieurs entités, mais souligne que le travail en équipe permet de répartir la charge (00:12:37). La discussion porte également sur les défis de la parentalité et de l’entrepreneuriat, Pascal Dumont et Natalia échangeant sur leur expérience de parents tout en dirigeant leurs entreprises (00:13:26).
• Méthodologie de productivité: Natalia définit une journée productive par l’accomplissement de toutes les tâches listées dans son outil de gestion, Notion (00:15:04). Iels s’accordent sur le fait de prioriser les tâches « urgentes et importantes », notamment les livrables clients et les comptes-rendus, pour favoriser le passage à l’action (00:15:58).
• Gestion de l’agenda et blocs de temps: Natalia insiste sur l’importance de ne pas négocier les blocs de temps dédiés aux tâches de fond (podcast, stratégie) dans l’agenda pour éviter la procrastination (00:16:51). Pascal Dumont valide cette approche, affirmant que formaliser ces blocs par écrit conditionne le cerveau et structure la journée (00:17:41) (00:29:30).
• Intégration du temps personnel: Natalia souligne l’importance d’inclure des créneaux dédiés au bien-être, comme le sport, directement dans l’agenda. Pascal Dumont renforce cette idée en précisant qu’il ne faut pas dissocier l’agenda professionnel du personnel pour garantir que ces temps de repos ne soient pas sacrifiés (00:18:28).
• Gestion de l’espace de travail et télétravail: Natalia explique avoir réduit ses journées au bureau pour limiter le temps perdu dans les trajets, optimisant ainsi leur temps de travail quotidien. Pascal Dumont et Natalia conviennent que le télétravail est une option efficace, à condition de maintenir un environnement adapté pour les rendez-vous clients (00:19:20).
• Efficacité des visioconférences: Iels s’accordent sur le fait que la visioconférence, démocratisée par la crise sanitaire, a permis un gain de productivité et une communication plus directe, même si le contact humain reste complémentaire (00:20:37).
• Routines quotidiennes et gestion des outils: Natalia a abandonné les cahiers papier au profit d’outils numériques comme Notion pour une meilleure visibilité sur les tâches (00:21:55). Sa routine matinale consiste à consacrer 30 minutes aux réseaux sociaux, suivi de la gestion des mails selon leur niveau d’urgence (00:23:32).
• Méthodologie du « Batching »: Natalia et Pascal Dumont s’accordent sur l’efficacité du « batching » (regroupement de tâches similaires) pour la création de contenu et la production de podcasts (00:24:19). Iels soulignent l’importance de définir précisément le temps nécessaire à chaque sous-tâche pour éviter de sous-estimer la charge de travail réelle (00:25:04).
• Éviter le piège de la « To-Do List » interminable: Pour éviter la procrastination, Natalia recommande de décomposer les grands projets en petites missions actionnables plutôt que d’inscrire des projets globaux dans l’agenda (00:26:34). Pascal Dumont confirme que cette approche prévient le sentiment d’échec face à une liste de tâches interminable (00:27:08).
• Évolution et adaptation de l’organisation: Natalia réalise, en discutant avec Pascal Dumont, qu’iels ont développé des systèmes d’organisation solides au fil du temps sans s’en rendre compte, initialement freinés par une mauvaise image de leur propre capacité d’organisation (00:28:43).
• Critique des modèles de productivité rigides: Pascal Dumont et Natalia rejettent l’idée d’un système de productivité unique (« gourous de la productivité »). Ils insistent sur l’impossibilité de copier-coller des méthodes sans les adapter à sa propre réalité de vie, à son énergie et à ses contraintes familiales (00:30:10).
• Flexibilité des méthodes: Iels discutent du Pomodoro et d’autres techniques, concluant que la méthode doit s’adapter à la tâche. Pour des activités créatives ou de formation, un bloc long de 90 minutes est jugé plus efficace, tandis que pour des tâches administratives ennuyeuses, des sessions plus courtes sont préférables (00:32:32).
• Gestion des interruptions: Natalia a pris la décision radicale de ne jamais répondre au téléphone pendant son travail, préférant traiter les rappels en fin de journée (00:34:01). Pascal Dumont soutient cette pratique, notant que seules les urgences familiales devraient briser ce mode de concentration (00:34:50).
• Gestion des mails et notifications: Natalia a supprimé toutes les notifications d’e-mails, y compris sur son téléphone, pour éviter d’être déstabilisée pendant ses sessions de travail. Iels traitent les mails lors de créneaux dédiés : le matin, après le déjeuner et en fin de journée (00:35:40).
• Filtrage des demandes entrantes: Natalia explique utiliser son répondeur pour filtrer les demandes récurrentes (alternance, stages) et inciter les personnes à envoyer un e-mail (00:37:06). Pascal Dumont approuve cette méthode qui permet de filtrer les prospects et de ne garder que ceux qui sont réellement motivés (00:38:13).
• Cadre relationnel avec les clients: Iels conviennent qu’il est nécessaire de fixer un cadre aux clients, même si cela semble difficile au début, pour préserver leur disponibilité et leur bien-être (00:38:59). Pascal Dumont ajoute que perdre un prospect qui exige une réactivité immédiate n’est pas une perte réelle, car cela signifie que la collaboration ne correspondrait pas à leurs méthodes de travail (00:39:39).
• L’illusion de la productivité: Natalia souligne le risque de se sentir occupé en répondant constamment aux e-mails, au détriment des tâches de fond qui génèrent réellement de la valeur pour l’entreprise (00:40:23).
• Déconnexion pendant les vacances: Natalia explique que les réseaux sociaux sont une passion, ce qui lui permet de rester active même pendant les vacances sans ressentir de contrainte (00:41:50). Toutefois, iels s’accordent à dire qu’il est crucial de pouvoir couper totalement si le besoin s’en fait sentir, en fonction de son état de fatigue (00:42:35).
• Équilibre vie professionnelle et vie personnelle: La discussion conclut sur le fait qu’il n’existe pas de vérité absolue en matière d’équilibre vie pro/vie perso (00:43:19). Iels soulignent que l’organisation doit être flexible, évoluer avec les étapes de la vie (âge, enfants, responsabilités financières) et être en phase avec les besoins personnels de chacun (00:44:48).
• Réflexions sur la corrélation argent et temps: Natalia et Pascal Dumont échangent sur la difficulté de déconnecter le chiffre d’affaires du temps passé, un défi majeur pour les prestataires de services (00:46:29). Iels reconnaissent le dilemme constant entre le besoin financier (charges, maison, enfants) et le désir de conserver du temps libre (00:48:10).
• Choix de carrière: Natalia exprime qu’elle ne regrette pas d’avoir persisté dans l’entrepreneuriat malgré les périodes de doute financier et la solitude liée à la garde alternée (00:48:56). Pascal Dumont rappelle que le salariat peut être une option valable pour réduire la charge mentale, et qu’opposer systématiquement salariat et indépendance est contre-productif (00:49:44).
• Entrepreneuriat et salariat: Pascal Dumont et Optimize & cie discutent de la perception de l’entrepreneuriat par rapport au salariat, concluant qu’aucun modèle n’est intrinsèquement supérieur à l’autre. Il s’agit davantage d’une question de vision personnelle et de priorités individuelles, chaque statut offrant des avantages distincts selon la situation de la personne (00:51:14).
• Organisation matinale et maternité: Optimize & cie explique ne pas suivre de routine matinale stricte, soulignant l’importance de l’organisation avec le partenaire pour gérer les besoins de l’enfant en bas âge. Les responsabilités sont réparties, avec le partenaire gérant le matin et Optimize & cie se concentrant davantage sur la fin de journée (00:51:56).
• Gestion des rendez-vous et stress: Afin d’éviter le stress lié aux embouteillages et aux trajets, Optimize & cie a décidé de ne pas fixer de rendez-vous avant 10h00 ou 10h30. Cette flexibilité permet d’utiliser le début de la matinée pour traiter les emails et les tâches administratives sans précipitation (00:52:39).
• Alimentation et routines matinales: Optimize & cie considère le petit-déjeuner comme une étape indispensable et non négociable avant de commencer le travail, privilégiant une alimentation salée. Bien que le sport matinal ait été pratiqué par le passé, la charge parentale actuelle rend cette habitude difficile à maintenir (00:52:39).
• Routine digitale et réseaux sociaux: Optimize & cie consacre environ 30 minutes chaque matin à la gestion des réseaux sociaux et des emails, soit à domicile, soit au bureau, selon le planning des rendez-vous. Cette période permet de structurer le début de la journée de travail (00:53:19).
• Usage du téléphone durant les repas: Optimize & cie utilise le téléphone pendant les repas en solitaire pour consulter des données de santé, l’actualité ou des tâches personnelles, mais évite tout usage du téléphone lorsque la famille est présente (00:54:04).
• Règles familiales concernant la technologie: Bien qu’il n’existe pas de règle formelle écrite, une pratique tacite de ne pas utiliser le téléphone à table est appliquée pour montrer l’exemple à la fille de 11 ans et maintenir une qualité d’échange avec le partenaire (00:54:55).
• Gestion consciente du temps d’écran: Optimize & cie a pris conscience des risques liés au défilement automatique (scrolling) sans objectif et s’efforce désormais de limiter ces périodes à des durées précises (00:55:48). Pascal Dumont et Optimize & cie évoquent des techniques comme éloigner le téléphone dans une autre pièce ou laisser une batterie d’ordinateur se décharger pour forcer des pauses nécessaires (00:56:30).
• Techniques de minutage et de concentration: Pascal Dumont suggère l’utilisation de minuteurs (type pomodoro) pour structurer le temps de travail et forcer des pauses (00:57:17). Optimize & cie utilise également la musique (piano ou playlists spécifiques) comme un signal psychologique pour indiquer au cerveau qu’une période de concentration intense est requise (00:58:02).
• Ancrages contextuels pour la séparation vie professionnelle et privée: Pascal Dumont souligne l’importance d’utiliser des signaux réguliers, comme une musique spécifique, pour marquer la transition entre le travail et le temps personnel. Cette technique permet au cerveau de comprendre qu’il doit cesser de réfléchir aux tâches professionnelles (00:58:47).
• Rupture de pattern et déconnexion: Optimize & cie utilisait autrefois la douche comme un rituel de coupure après le travail pour se sentir « hors scène » (00:59:42). Aujourd’hui, une gestion rigoureuse de la liste de tâches en fin de journée permet de clore le travail sereinement et de profiter pleinement de la vie familiale (01:00:20).
• Gestion des listes de tâches (To-do lists): Optimize & cie centralise toutes les tâches, professionnelles comme personnelles, dans une liste unique pour éviter d’oublier des engagements et réduire la charge mentale (01:00:20) (01:03:27). Pascal Dumont approuve cette méthode, notant qu’écrire les tâches permet de libérer l’esprit (01:01:39).
• Gestion des idées nocturnes: Pour éviter le stress nocturne lié à l’oubli de tâches, les deux participants recommandent de noter immédiatement toute pensée ou rappel, soit sur un carnet, soit via des messages ou des mémos vocaux (01:02:16).
• Signaux de transition (On-stage / Off-stage): Pascal Dumont explique le concept de mode « en scène » et « hors scène », où changer de tenue (ex: passer d’une tenue de travail à un vêtement de détente) sert de signal fort au cerveau pour marquer le début ou la fin de la journée, particulièrement en télétravail (01:03:27).
• Équilibre vie professionnelle et week-end: Optimize & cie rejette l’idée qu’un entrepreneur ne puisse jamais travailler le week-end, soulignant que l’important est de trouver un compromis acceptable avec son partenaire plutôt que de s’imposer des règles rigides culpabilisantes (01:05:04).
• Déséquilibre temporaire vs permanent: Pascal Dumont et Optimize & cie s’accordent sur le fait que des périodes de forte charge (rush) sont normales, mais qu’elles doivent rester temporaires. Si le déséquilibre devient permanent, cela révèle un problème d’organisation qui nécessite une prise de recul (01:07:09).
• Feedback naturel des enfants: Les enfants offrent un miroir honnête sur les habitudes de travail de leurs parents sans arrière-pensées sociales. Optimize & cie note que l’écoute de ces observations permet d’ajuster son comportement pour accorder plus de présence à la famille (01:08:22) (01:09:50).
• Stratégies pour les entrepreneurs débordés: Face à la sensation de courir après le temps, Optimize & cie conseille de réaliser un état des lieux complet de ses actions, d’identifier les priorités et de réduire son champ d’action, par exemple en se concentrant sur un ou deux réseaux sociaux plutôt que d’être présent partout (01:10:29).
• Professionnalisation de la présence en ligne: Pascal Dumont et Optimize & cie affirment que la communication sur les réseaux sociaux doit être traitée avec le même sérieux qu’un rendez-vous client (01:13:01). Si la compétence manque, se faire accompagner ou suivre une feuille de route structurée est préférable à une exécution improvisée (01:14:01).
• Priorisation et gestion de projet: Optimize & cie partage une stratégie consistant à se concentrer sur un seul projet majeur à la fois jusqu’à son aboutissement, plutôt que de faire avancer tous les dossiers simultanément au risque de ne rien finaliser. Pascal Dumont valide cette approche, conseillant d’allouer 80 % de son temps au projet prioritaire (01:14:47) (01:16:29).
• Planification du développement professionnel: Pour réussir à intégrer des formations malgré un emploi du temps chargé, Optimize & cie recommande de bloquer des créneaux fixes dans l’agenda, quitte à les programmer un mois à l’avance, transformant ainsi l’intention en action concrète (01:17:27).
• Conclusion sur l’organisation personnelle: Optimize & cie conclut en soulignant que l’organisation n’est pas une méthode universelle, mais un processus personnel de test et d’ajustement (01:18:57). La responsabilité incombe à l’individu de s’accorder le temps nécessaire pour ce qui est jugé important (01:19:49).